Handbuch

Zugriff

ResourceSpace ist vollständig webbasiert. Der Zugriff kann somit von jedem Computer, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang erfolgen.

Login

Damit Sie ResourceSpace nutzen können, müssen Sie sich einloggen. Bitte rufen Sie dazu die Internetadresse Ihrer Installation, z.B. kunde.cllctr.pics auf. Diese Internetadresse haben Sie von uns erhalten. Außerdem haben Sie einen Benutzernamen und ein Passwort erhalten, mit dem Sie sich einloggen können.

Passwort vergessen

Sollten Sie Ihre Zugangsdaten einmal vergessen haben, können Sie sich über diese Links Ihren Benutzernamen und ein neues Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse erneut zusenden lassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass immer Ihre aktuelle E-Mail Adresse im System hinterlegt ist.

Passwort ändern

Nach dem Login können Sie Ihr Passwort ändern, indem Sie auf Ihren Namen in der oberen Navigation klicken.

Zugang anfordern

Wenn diese Funktion im System freigeschaltet ist, können Sie und jeder andere, der die Internetadresse Ihrer Installation kennt, einen Zugang anfordern. Dazu müssen Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse und einen Anti-Spam Code eingeben, der auf der Seite angezeigt wird. Der Zugang muss vor der Nutzung von einem von Ihnen benannten Administrator freigegeben und mit den entsprechenden Rechten versehen werden.

Abmelden

Ebenfalls in der oberen Navigation befindet sich der Link zum Abmelden. Sie sollten sich zur Sicherheit nach getaner Arbeit bei ResourceSpace abmelden, wenn Sie sich an einem fremden Computer angemeldet hatten bzw. auch andere Personen Zugriff auf Ihren Computer haben.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich gehalten und kann je nach Benutzerrechten auch weniger Informationen bzw. Menüpunkte enthalten. Ihr persönliches Theme kann ebenfalls in anderen Farben gehalten sein.

Folgende Bereiche sind für die Arbeit mit Resourcespace wichtig:

1 | Logo - das Logo wird in Ihrer Version von cllctr.pics angepasst sein. Über einen Klick auf das Logo kommen Sie auch immer auf die Startseite zurück.

2 | Hauptmenü - Über das Hauptmenü haben Sie Zugriff auf die verschiedene Bereiche und je nach Benutzerrechten auf den Bild-Upload und die Administration.

3 | Benutzermenü - Hier wird der vollständige Name Ihres Benutzers angezeigt, Sie können sich vom System abmelden und auf Kontaktinformationen zugreifen.

4 | Suche - Die Suche ist das Herzstück von ResourceSpace und bietet Ihnen über die verschiedenen Suchmöglichkeiten Zugriff auf alle Inhalte, die Sie sehen dürfen.

5 | Kollektionen - In Kollektionen können Sie Bilder sammeln und für den Download weitergeben oder zu einer späteren Auswahl aufbewahren. Wenn Sie in der Mitte der oberen Linie klicken und nach oben ziehen oder auf den Link "Vorschaubilder anzeigen", werden Vorschaubilder der aktuellen Kollektion angezeigt. Wenn Sie die Vorschaubilder ausblenden möchten, können Sie links unten auf "Vorschaubilder ausblenden" klicken oder in der Mitte der oberen Linie klicken und nach unten ziehen.

6 | Inhaltsbereich - Hier werden alle relevanten Informationen, wie z.B. Suchergebnisse, Bilder, Links, angezeigt. Je nach Inhalt kann sich dieser Bereich komplett verändern.

Suchen

Die Suche ist das wichtigste Werkzeug in ResourceSpace zum Finden von Mediendateien. Dazu steht auf nahezu allen Seiten des Systems die Einfache Suche und über einen Link in der einfachen Suche zusätzlich die Erweiterte Suche zur Verfügung. Mit Themen existieren außerdem redaktionelle Zusammenstellungen.

Einfache Suche

Die einfache Suche wird auf fast allen Seiten im rechten Bereich angezeigt. Zur Eingabe von Suchbegriffen befindet sich oben im Suchformular, ein Textfeld. Welche Metadaten damit durchsucht werden, kann über die Administration eingestellt werden, normalerweise sind dies jedoch alle Metadatenfelder aller Ressourcen.

Je nach Konfiguration befinden sich unter dem Textfeld noch weitere Sucheinstellungen, die zusätzlich zum Textfeld berücksichtigt werden. So können Sie z.B. nur nach bestimmten Medientypen wie Fotos, Dokumenten, Video und Audio suchen oder eine Datumsangabe machen.

Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, werden nur solche Ressourcen gefunden, in deren Metadaten alle Begriffe enthalten sind. Anhand der indizierten Begriffe schlägt ResourceSpace außerdem schon während der Eingabe Suchbegriffe vor.

Kennen Sie die Ressourcen-ID einer bestimmten Datei bereits, so können Sie diese ebenfalls in das Textfeld eingeben. ResourceSpace zeigt dann direkt die jeweilige Ressource an.

Genaue Entsprechung

Wollen Sie nach einem bestimmten Wortlaut suchen, setzen Sie Ihre Suchbegriffe einfach in Anführungszeichen, z.B. "baum auf wiese", findet ResourceSpace nur Medien mit genau diesem Wortlaut.

Wildcards

Wenn Sie ein Sternchen "*" am Anfang oder am Ende Ihres Suchbegriffs einsetzen, erhalten Sie alle Begriff mit dem gewünschten Wortstamm: "katz*" findet z.B. katze, katzen, Katzenbaum, etc.

Erweiterte Suche

Am unteren Ende der einfachen Suche befindet sich ein Link zur erweiterten Suche. Diese bietet ein Text- oder Auswahlfeld für jedes Metadatenfeld an, das für Ihre Ressourcen konfiguriert ist. So können Sie spezifisch innerhalb der Kategorien suchen. Ihre Suchangaben werden kombiniert und nur solche Ressourcen gefunden, die alle Angaben erfüllen. Kategorien, in denen Sie keine Eingabe bzw. Auswahl vornehmen, werden ignoriert und die Suche nicht eingeschränkt.

Kollektionen

Ein Weg, um Ressourcen ohne eine Suchabfrage zu finden, sind die Kollektionen. Diese wurden von Ihnen oder von anderen Benutzern Ihres Systems angelegt.

Suchergebnisse

Ihre Suchergebnisse werden als Thumbnails, kleine Thumbnails oder als Textliste im Hauptbereich dargestellt.

Am oberen Rand finden Sie weitere Informationen zu Ihrer Suche:

Sie haben: ... Ergebnis

Hier wird die Anzahl der gefundenen Ressourcen durch die Suche angezeigt.

Anzeige:

Hier können Sie die Art der Darstellung (Thumbnails, kleine Thumbnails oder Textliste) auswählen

Sortierung:

Wählen Sie die Reihenfolge für die Sortierung aus:

Relevanz

ResourceSpace lernt kontinuierlich anhand der ausgeführten Suchen und der folgenden Klicks in den Suchergebnissen und erstellt eine entsprechende Rangfolge für jeden Suchbegriff.

Popularität

Diese Rangfolge wird unabhängig von Suchbegriffen anhand der Anzahl der Aufrufe der Ressourcen erstellt.

Farbe

Mit dieser Option sortiert ResourceSpace Bilder nach den durchschnittlichen Farbwerten. Bilder mit überwiegend ähnlichen Farbanteilen werden zusammen ausgegeben.

Datum

Hierbei wird das hinterlegte Datum verwendet

Pro Seite:

Hier können Sie einstellen, wie viele Suchergebnisse gleichzeitig auf einer Seite dargestellt werden sollen. Mit den Links daneben können Sie durch die Seiten wechseln bzw. mit einem Klick auf die aktuelle Seitenzahl direkt zu einer bestimmten Seite springen.

Mit einem Klick auf das jeweilige Thumbnail bzw. der Titel der Ressource gelangen Sie in die Detailansicht. Bei jedem Suchergebnis finden Sie außerdem drei Symbole. Diese können Sie nutzen, um bestimmte Funktionen mit der jeweiligen Ressource direkt zu nutzen, ohne diese erst anwählen zu müssen. Die drei Funktionen sind:

Ressource senden (E-Mail)

Wenn Sie auf den Briefumschlag klicken, zeigt Ihnen ResourceSpace eine Seite an, auf der Sei diese Ressource bequem an andere Benutzer im System oder auch mittels eines speziellen Links per E-Mail an Dritte versenden können.

Zur aktuellen Kollektion hinzufügen

Mit einem Klick auf das Kollektionssymbol fügen Sie die Ressource zu Ihrer momentan im unteren Bereich ausgewählten Kollektion wie bei einem Warenkorb hinzu.

Vollbild-Vorschau

Dieses Symbol führt Sie direkt zur größten Vorschauansicht der Ressource, ohne zunächst die Details und Werkzeuge anzuzeigen.

Detailansicht

Detailansicht

In der Detailansicht werden alle Informationen sowie Werkzeuge zur jeweiligen Ressource angezeigt.

Bei den Ressourcen-Werkzeugen finden Sie je nach Zugriffsrechten alle Download- bzw. Anfrageoptionen für die Mediendatei. Bei Bildern finden Sie hier zu jeder Downloadgröße eine Angabe der Bildgröße in Pixeln sowie eine Umrechnung, welche Maße diese Downloadgröße bei einer Auflösung von 30 dpi hat. Außerdem können Sie die Mediendatei zur aktuellen Kollektion hinzufügen, sie per E-Mail senden, bearbeiten, löschen sowie das Protokoll zur Ressource anzeigen lassen.

Unter den Ressourcen-Details werden die ausgefüllten Metadatenfelder der Ressource angezeigt.

Falls vorhanden, werden nach den Ressourcen-Details verwandte Ressourcen dargestellt. Desweiteren findet sich darunter ein Bereich, in dem Sie mit Auswahlfeldern automatisch nach ähnlichen Ressourcen suchen können.

Senden

Wenn Sie die Ressource senden (E-Mail) Funktion nutzen, geben Sie eine Liste von Benutzernamen ein, an welche die jeweilige Ressource gesendet werden soll oder tragen Sie eine beliebige E-Mail-Adresse in das leere Feld "E-Mail an Benutzer..." ein.

An registrierte Benutzer wird dann vom System eine E-Mail mit einem Link zur Ressource gesendet, mit dem sie die gewünschte Auflösung herunterladen können. So sind Sie nicht an die Größenbegrenzungen für E-Mail Anhänge gebunden.

Schicken Sie einen Link an normale E-Mail-Adressen bzw. nicht registrierte Benutzer erhalten diese Personen eine E-Mail mit einem speziell präparierten Link, der den Zugriff ausschließlich auf die ausgewählte Ressource ermöglicht. Dieser Link kann zudem mit einem Ablaufdatum versehen werden.

Bitte wählen Sie bei "If you are e-mailing external users..." "Allgmeine Benutzer" aus!

Kollektionen

Mit Kollektionen bietet ResourceSpace einen praktischen Weg, Ihre Ressourcen zu organisieren. Sie können mehrere Kollektionen parallel verwalten, wobei eine davon immer ausgewählt ist. Diese Kollektion funktioniert dann ähnlich einem Warenkorb oder eine Lightbox in anderen Systemen. Sie können Ressourcen der aktuellen Kollektion hinzufügen, aus der Kollektion entfernen, ganze Kollektionen weitergeben oder herunterladen.

Zum Hinzufügen von Ressourcen zur Kollektion wählen Sie in den Suchergebnissen das Kollektionssymbol unter der Vorschau oder in der Detailansicht den Link zur Kollektion hinzufügen unter den Ressourcen-Werkzeugen. Sie können auch ganze Suchanfragen (als gespeicherte Suchanfrage, die dann mit dem Öffnen der Kollektion wieder ausgeführt wird) oder Suchergebnisse (alle gefundenen Ressourcen werden in die Kollektion gelegt) mit den entsprechenden Links am unteren Ende der Suchergbnisse zu Kollektionen hinzufügen.

Im unteren Bereich der Seite wird die aktuelle Kollektion angezeigt. Auf der rechten Seite sind die enthaltenen Ressourcen aufgelistet, links die Werkzeuge. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Aktuelle Kollektion

Mit diesem Auswahlmenü können Sie bestimmen, mit welcher Ihrer Kollektionen Sie aktuell arbeiten möchten.

'Meine Kollektionen' verwalten

Öffnet eine Übersicht aller Ihrer Kollektionen im Hauptbereich mit Werkzeugen zum Verwalten der Kollektionen

Weitergeben

Genau so wie einzelne Ressourcen lassen sich auch Kollektionen an andere Benutzer oder Dritte per E-Mail versenden.

Alle anzeigen

Zeigt alle in der Kollektion enthaltenen Ressourcen wie ein Suchergebnis im Hauptbereich an.

Alle komprimieren (zip)

Falls verfügbar, werden mit dieser Funktion alle Ressourcen der Kollektion vom System zu einer ZIP-Datei komprimiert und anschließend auf Ihren Computer heruntergeladen.

Vorschaubilder ausblenden

Damit lässt sich der Kollektionsbereich verkleinern und nur noch die Werkzeuge werden angezeigt.

Metadaten

Als Metadaten werden alle Informationen bezeichnet, die nicht Inhalt der Ressource selbst sind.

Da ResourceSpace – anders als viele andere Digital Asset Management Systeme – die Mediendateien nicht in einer baumartigen Struktur einsortiert, ist es wichtig, dass die Metadaten möglichst vollständig und aussagekräftig sind.

In der Administration können für jeden Medientyp (z.B. Fotos, Videos, Dokumente und Audio) die Metadatenfelder frei bestimmt werden. Üblich sind hier beispielsweise Angaben über den Urheber, Schlagworte, abgebildete Personen, vor allem aber auch festgelegte Kategorien und andere für den Anwendungsfall spezifische Angaben.

Eine wichtige Aufgabe der Redakteure ist somit das sorgfältige Ausfüllen der Metadatenfelder.

Falls Sie nicht wollen, dass die ggf. in der Datei gespeicherten Meta-Daten importiert werden, achten Sie beim Upload darauf, dass Sie das Häkchen bei "Upload-Optionen" setzen. Sind in der Datei Meta-Daten enthalten, werden die von Ihnen eingegebenen Daten ignoriert.

Hochladen

Hochladen einer einzelnen Ressource

1. Klicken Sie auf Upload in der oberen Navigation.

2. Wählen Sie den Ressourcen-Typ aus (z.B. Foto), füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus und gehen einen Schritt weiter mit Klick auf den vor Button.

ACHTUNG: Falls Sie nicht wollen, dass die ggf. in der Datei gespeicherten Meta-Daten importiert werden, achten Sie beim Upload darauf, dass Sie das Häkchen bei "Upload-Optionen" setzen. Sind in der Datei Meta-Daten enthalten, werden die von Ihnen eingegebenen Daten ignoriert.

3. Wählen Sie nun unter Durchsuchen die gewünschte Datei von Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Datei-Upload.

Stapelupload mehrerer Ressourcen (Im Browser)

1. Klicken Sie auf Administration in der oberen Navigation.

2. Gehen Sie auf Ressourcen verwalten und dann Ressourcen-Stapelverarbeitung: hinzufügen - Im Browser (Flash oder Java).

3. Wählen Sie den Ressourcen-Typ aus (z.B. Foto) und füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus. Alle Angaben werden für alle Ressourcen übernommen und können dann später bearbeitet werden. Außerdem können Sie auswählen, ob alle hochgeladenen Ressourcen

4. Auf der nächsten Seite können Sie Ihren Computer nach Dateien durchsuchen. Mehrere Dateien können Sie auswählen, indem Sie die Strg (PC) bzw. cmd (MAC) gedrückt halten.

5. Die Dateien werden dann hochgeladen und die Download- und Vorschaubilder generiert. Während des Vorgangs dürfen Sie die Seite nicht verlassen, da der Prozess sonst abgebrochen wird.

6. Anschließend können Sie die hochgeladenen Ressourcen mit einem Klick auf neue Einträge anzeigen auf der rechten Seite oder Neueste in der oberen Navigation anzeigen.

Stapelupload mehrerer Ressourcen (FTP / Upload Ordner)

Ein weiterer Weg zum Upload großer Mengen von Ressourcen ist der Stapelupload per FTP bzw. Upload Ordner. Dazu können Sie (soweit vom Adminstrator des Systems freigeschaltet) die Dateien zum Upload im upload Ordner auf dem Server ablegen bzw. von einem FTP-Server (in diesem Fall müssen Sie in einem Zwischenschritt die Zugangsdaten des FTP-Servers angeben) beziehen.

Bearbeiten

Bearbeiten einzelner Ressourcen

Von der Detailansicht einer Ressource gelangen Sie über den Link Bearbeiten unter Ressourcen-Werkzeuge in den Bearbeitungsmodus. Im nun angezeigten Formular können Sie die Metadaten der Ressource verändern. Nicht ausgefüllte Felder sind in der Detailansicht nicht sichtbar.

Bearbeiten mehrerer Ressourcen

ResourceSpace erlaubt auch das Bearbeiten mehrerer Ressourcen gleichzeitig. Dazu müssen die zu bearbeitenden Ressourcen zunächst in einer Kollektion zusammengestellt werden. Der Link Alle bearbeiten auf der unteren linken Seite öffnet eine Liste aller Metadatenfelder. Mit Hilfe der Checkboxen können Sie auswählen, welche Felder Sie für alle Ressourcen in der Kollektion verändern möchten. Dabei können Sie auch auswählen, ob die Veränderungen bestehende Inhalte ersetzen oder ergänzen sollen.

Themes wechseln

Um die Darstellung Ihrer Installation zu verändern finden Sie auf beinahe jeder Seite links unten die Möglichkeit, die Darstellung zu verändern. Die Farben und die Menge der auswählbaren Themes hängt von Ihrer Installation ab.

Zum Wechseln des Themes klicken Sie einfach auf das gewünschte Icon. In der Standard-Installation sind drei Themes enthalten: Weiß/Grau, Dunkelgrau und Ihr persönliches Theme (hier grün).

Benutzer

ResourceSpace kann beliebig viele Benutzer verwalten. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie als Administrator in der Menüleiste auf "Administration" und dort auf "Benutzer verwalten". Dort sehen Sie eine Liste mit den bereits angelegten Benutzern und können diese auch bearbeiten.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, tragen Sie in das Feld "Benutzer mit Benutzernamen erstellen..." den gewünschten Benutzernamen ein und klicken Sie auf "Erstellen". Füllen Sie auf der Folgeseite alle Felder auf. Wenn Sie ein Häkchen setzen bei "Link in der Anmelde-E-Mail zum Ändern des Passworts", wenn der Benutzer beim ersten Login ein neues Passwort vergeben soll.

Benutzergruppen:

• Allgemeine Benutzer - haben nur Leserechte und können Dateien betrachten, in Kollektionen ablegen und herunterladen.

• Administratoren - können außerdem Bilder hochladen und haben zusätzlich Zugriff auf die Administration der Ressourcen, kann aber nicht auf die Systemeinstellungen zugreifen oder diese ändern.

• Super Administratoren - haben Zugriff auf alle Funktionen von ResourceSpace. Wenn Sie mit Super Administrationsrechten eingeloggt sind, sollten Sie immer genau wissen, was Sie tun, wenn Sie in den Systemeinstellungen Änderungen vornehmen. Sprechen Sie vorher mit Ihrem Systemadministrator und lassen Sie ggf. ein Backup Ihrer Dateien erstellen.